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移転・新設の際の忘れやすい手続き(オフィス移転ノウハウ)

移転が決まったら、最初に考え始めなければいけないことは、電話・回線の手続きです。移転先のエリアと現状の回線の使用状況によっては、同様の番号が使えないことがありますので注意が必要です。

■電話関連のチェック事項


・電話番号の引き継ぎができるかどうか。(できない場合は顧客への周知の方法も検討が必要。)
・移設申込みが必要なのか、新設の申込みが必要なのか
・切替の日時はいつにするのか
・フリーダイヤルの切替はどうするのか。

移転工事と合わせて、以上のことを検討し各電話会社、通信事業者に手配をしなければなりません。インターネットの契約は、ISP(プロバイダ)と回線の二つの契約が必要で、どちらも変更手続きが必要となります。特に、IP電話を利用される企業様が増えている中、インターネット回線の切替は絶対に失敗できない事項となります。

また、コールセンターを運営されている会社様等は切替の日時も重要なポイントとなります。フリーダイヤルの切替を行うには、通信事業者にもよりますが2週間程度の手続き期間を要します。お客様からの問い合わせが不通とならないようにすることはもちろん、電話番号が変わる場合は、新回線についてのアナウンスをどのようにするのか等、移転日が決まった段階で早急に検討し、手配をする必要があります。

電話回線、インターネット回線の切替、手配についてはFRSでも承れますのでお気軽にご相談いただければと思います。

さて、移転や事務所新設が無事に終わった後も、手続きがまだいくつも残っています。移転後や事務所新設後、早急に必要な官公庁の手続きとしては、以下のものがあります。

[1]移転登記申請(新設の場合は新設登記)
[2]事業年度、納税地、その他の変更移動届
[3]給与支払い事業所の移転届
[4]事業開始等届出書
[5]適用事業所所在地変更届
[6]労働保険所在地変更届
[7]労働保険関係設立届(新設の際)
[8]労働基準法に関する適用事業報告書・三六協定証
[9]安全衛生法にかんするもの(従業員が50名以上の企業)

顧問税理士や顧問社労士のいる会社は、移転が決まった段階で依頼すれば、手続き申請を委託することができます。

[1]移転登記申請(新設の場合は新設登記)

[1]の登記申請は、新設の場合は会社登記申請のことを指します。移転の場合は旧事務所のある地域の所轄登記所に移転登記を提出します。本店登記の場合は移転日から2週間以内、支店登記の場合は移転日から3週間以内に手続きが必要です。申請には取締役会議事録が必要です。また、上場企業の場合は臨時株主総会を開催し議事録を提出しなければなりません。提出は移転日後ですが、移転が決まった段階で手続きのスケジューリングや株主総会の準備や予算組が必要となります。

[2]事業年度、納税地、その他の変更移動届
[3]給与支払い事業所の移転届

[2][3]の書類は新旧の納税地の所轄税務署に提出する国税に対しての移転手続き書類です。[2]は移転の場合のみに必要な書類です。(新設の場合は変更ではないので不要です。)移転完了後の登記簿謄本を添付し、移転後早急に提出をします。新旧どちらの税務署にも提出が必要な書類ですので注意が必要です。[3]は、移転・新設どちらの場合でも提出が必要です。ただし、この書類は給与支払いのある事業所を確認するための手続きですので給与支払いがない場合(個人事業主のみの場合等)は不要となります。こちらは移転・開設より1ヵ月以内に新旧の所轄税務署に登記簿謄本等を付帯して提出します。

[4]事業開始等届出書

[4]の事業開設届ですが、開設の場合のみでなく移転の場合も提出が必要です。この手続きは都道府県税に関わる手続きであり、登記簿謄本を提出する必要があります。事業開始または移転日から10日以内の手続きが必要ですので、早めの準備が大切です。

[5]適用事業所所在地変更届

[5]は、健康保険や厚生年金等の移転手続きです。こちらも登記簿謄本もしくは移転場所が分かる書類(賃貸契約書)等の添付が必要です。どちらも事業開始および移転後5日以内の届出が必要になります。
※雇用保険は次の項目

[6]労働保険所在地変更届
[7]労働保険関係設立届(新設の際)
[8]労働基準法に関する適用事業報告書・三六協定証
[9]安全衛生法にかんするもの(従業員が50名以上の企業)

[6]~[9]は、労働基準監督署への提出書類です。[6]は、移転先の場所によって提出先が変わります。同一管轄内での移転の場合は、同一の監督署へ書類を提出しますが、同県内での管轄外への移転の場合(渋谷区⇒港区など)、新所轄監督署へ移転の届出を提出します。都道府県が変わる場合は、一度旧管轄監督署へ廃止届を提出しなければなりません。その後、新しい所轄監督署へ労働保険の成立届を提出します。都道府県の場合は、管轄が大きく異なってしまうので、労働基準関係は新たに締結をし直す必要があります。また、同県内、県外に関わらず、所轄が変わる場合は労働保険番号が新たに振り直されることになります。[5]に記載している雇用保険の手続きは、この新しい労働保険番号をもって、新しい管轄のハローワークに移転届を提出します。

[7]は、新設の場合と県外への移転の際に必要な書類です。労働保険料は一年間の概算を申告・納入した上で、翌年6月~7月に差額を徴収・還付するというシステムをとっています。所轄内、県内での所轄外の移転については、[6]を持って手続きが完了しますが県外への移転は事務所新設と同様の扱いになりますので、概算計上、納入の手続きが必要となります。

[8]は移転、新設どちらの場合も必要な届出です。特に、社員の方と三六協定を締結している会社は、再度、三六協定の届出書を作成し、新管轄監督署に提出する必要があります。

[9]は、50名以上の従業員がいる会社や労働安全衛生法に規定される業務を行っている会社は必要な手続きです。50名以上の従業員の在籍する企業では、専任の衛生管理者を置かなければいけないという法律のもと所定人数の安全管理者の選任報告を行わなければなりません。

このように、[1]~[9]すべての手続きが会社法や税法、労働基準法等に係る大変重要な手続きです。時間のかかる手続きばかりなので、移転が決まった時点で早めに顧問に依頼したり、手続きの準備を始めることが得策です。

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